Mijn medewerker functioneert niet goed, wat moet ik als werkgever doen?

Wat bedoelen we met ‘niet goed functioneren’?

Een medewerker functioneert niet goed als hij structureel niet doet wat je van hem in zijn functie mag verwachten. Denk aan te veel fouten, deadlines die steeds niet gehaald worden, klanten die klagen of afspraken die niet worden nagekomen. Eén slechte week is geen disfunctioneren; een patroon wel.

Let op het verschil met gedrag (bijvoorbeeld steeds te laat komen of zich niet aan regels houden) en ziekte. Bij gedrag ga je ook in gesprek, maar de aanpak is anders. Speelt ziekte of een medische oorzaak mee, dan schakel je de bedrijfsarts in. Je mag zelf niet vragen naar de aard van een ziekte.

Eerst de oorzaak: waarom loopt het niet?

Disfunctioneren heeft bijna altijd een reden. Hoe beter je die kent, hoe gerichter je kunt helpen. Veelvoorkomende oorzaken:

• Onduidelijke verwachtingen: de medewerker weet niet precies wat er van hem verwacht wordt.
• Kennis of vaardigheden: de functie is gegroeid, de medewerker niet mee.
• Werkdruk of werkomstandigheden: te veel taken, te weinig tijd of de verkeerde middelen.
• Privé-omstandigheden: zorgen thuis die doorwerken op het werk.
• De klik met de functie of het team: de medewerker zit niet op de juiste plek.

Als werkgever heb je hier zelf ook een rol in. Een medewerker die nooit duidelijke feedback, uitleg of scholing heeft gekregen, kun je dat later niet zomaar verwijten.

Stappenplan: zo pak je het aan

1. Verzamel concrete voorbeelden

Schrijf op wat er misgaat, wanneer en wat de gevolgen zijn. ‘Hij doet het niet goed’ is een gevoel. ‘Drie offertes in mei bevatten rekenfouten, waardoor we twee klanten moesten compenseren’ is een feit waar je samen iets mee kunt.

2. Voer een eerlijk gesprek

Plan een gesprek apart, niet tussen de bedrijven door. Benoem wat je ziet, vraag hoe de medewerker het zelf ervaart en luister naar de oorzaak. Wees duidelijk: het gesprek gaat over het functioneren en het moet beter. Meer tips lees je in functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek.

3. Maak heldere afspraken

Spreek af wat er concreet moet verbeteren, hoe je dat meet, welke hulp de medewerker krijgt en wanneer je het evalueert. Houd het klein en meetbaar.

4. Leg het vast

Stuur na het gesprek een kort verslag aan de medewerker en vraag of hij het herkent. Dat voorkomt later discussie over wat er is afgesproken. Hoe je dat goed opbouwt, lees je in een personeelsdossier opbouwen bij disfunctioneren.

5. Evalueer en bepaal de vervolgstap

Gaat het beter? Benoem dat ook. Gaat het niet beter, dan is de volgende stap een formeel verbetertraject met een plan, begeleiding en vaste evaluatiemomenten.

Wat mag je als werkgever wel en niet?

• Je mag een medewerker aanspreken op zijn functioneren en verbetering verwachten.
• Je mag een verbetertraject opleggen, mits het redelijk en haalbaar is.
• Je mag niet zomaar ontslaan omdat het ‘niet klikt’. Voor ontslag wegens disfunctioneren moet je de medewerker tijdig hebben laten weten wat er mis is, hem voldoende kans hebben gegeven om te verbeteren en moet je kunnen laten zien dat het niet ligt aan te weinig scholing of slechte werkomstandigheden (artikel 7:669 lid 3 onder d BW). Daarnaast moet herplaatsing in een andere passende functie niet mogelijk zijn. Over zo’n ontbinding beslist de kantonrechter.
• Je mag niet vragen naar de aard of oorzaak van een ziekte, ook niet als je vermoedt dat die meespeelt.

Veelgemaakte fouten

• Te lang wachten. Hoe langer je het laat gaan, hoe lastiger het gesprek en hoe groter de frustratie aan beide kanten.
• Alleen mondeling afspreken. Zonder verslag kun je later niet laten zien wat er besproken is.
• Altijd goede beoordelingen geven. Wie jarenlang ‘prima’ hoort, schrikt van een plotseling negatief oordeel. En een kantonrechter ook.
• Geen hulp aanbieden. Verbetering eisen zonder coaching, scholing of begeleiding werkt zelden.
• Disfunctioneren en ziekte door elkaar halen. Meldt de medewerker zich ziek? Lees dan wat je doet bij een ziekmelding na een conflict.

Wanneer is HR-begeleiding verstandig?

Veel ondernemers vinden dit soort gesprekken lastig, en dat is heel normaal. Schakel hulp in als je twijfelt hoe je het gesprek aanpakt, als het al langer speelt, als de relatie onder druk staat of als je afscheid overweegt. Een fout in het begin is later moeilijk te herstellen.

Zo helpt KISS HR: we bereiden het gesprek met je voor of voeren het samen met je, leggen afspraken zorgvuldig vast, bouwen het personeelsdossier op en begeleiden een verbetertraject. Bij HR Compleet denken we onbeperkt mee over zo’n situatie; gesprekken voeren en verslaglegging doen we via HR Flex. Lees meer op functioneren & disfunctioneren. We werken voor MKB-bedrijven in Breda en omgeving, en daarbuiten.