Hoe bouw ik een goed personeelsdossier op bij disfunctioneren?

Waarom een dossier bij disfunctioneren zo belangrijk is

Een dossier is geen wapen, maar een geheugen. Het helpt jou en de medewerker om scherp te houden wat er is afgesproken en of het beter gaat. En als het uiteindelijk toch op afscheid uitloopt, laat het dossier zien dat je zorgvuldig te werk bent gegaan.

Voor ontslag wegens disfunctioneren moet je namelijk kunnen aantonen dat je de medewerker tijdig hebt laten weten wat er mis is, hem voldoende kans en hulp hebt gegeven om te verbeteren, en dat het disfunctioneren niet komt door gebrekkige scholing of werkomstandigheden. Ook moet je hebben gekeken of herplaatsing in een andere passende functie mogelijk was. Zonder dossier is dat vrijwel niet te bewijzen.

Wat hoort er in het dossier?

• De arbeidsovereenkomst en eventuele wijzigingen.
• Een functieomschrijving of duidelijke beschrijving van wat je verwacht.
• Verslagen van gesprekken: functionerings- en beoordelingsgesprekken, maar ook tussentijdse gesprekken over het functioneren.
• Concrete voorbeelden van wat er niet goed ging, met datum.
• Afspraken over verbetering: wat, hoe gemeten en wanneer.
• Het verbeterplan en de begeleiding die je hebt aangeboden, zoals coaching of een training.
• Evaluaties tijdens en aan het einde van het traject.
• Reacties van de medewerker op verslagen.
• Als het zover komt: een overzicht van je herplaatsingsonderzoek.

Wat hoort er níét in?

• Medische informatie. Diagnoses of klachten die de medewerker zelf vertelt, leg je niet vast. Dat hoort bij de bedrijfsarts.
• Roddels of meningen van anderen zonder feiten.
• Losse aantekeningen die de medewerker nooit heeft gezien.

Zo leg je een gesprek goed vast

1. Schrijf het verslag dezelfde dag of de dag erna. Dan is het nog vers.
2. Houd het feitelijk. Wat is er besproken, wat zijn de afspraken, wie doet wat en wanneer is het vervolg?
3. Stuur het naar de medewerker met de vraag of hij het herkent of een aanvulling heeft.
4. Voeg de reactie toe, ook als jullie het niet eens zijn. Dat hoort bij een eerlijk dossier.
5. Bewaar alles op één plek, veilig en alleen toegankelijk voor wie het nodig heeft.

Werk je met een HR-systeem? Dan staat alles meteen in het digitale personeelsdossier. Met KISS HR Online maakt AI Meetings het gespreksverslag zelfs automatisch en zet het direct in het dossier.

Voorbeeld: feitelijk versus vaag

Vaag: ‘Jan doet zijn werk slordig en is niet gemotiveerd.’

Feitelijk: ‘In de periode 1 tot 30 september zijn vijf orders verkeerd ingevoerd, waarvan twee met een leverfout naar de klant. Afgesproken is dat Jan vanaf 7 oktober elke order laat controleren door Petra, en dat we op 4 november evalueren.’

Privacy: wie mag het zien en hoe lang bewaar je het?

Een personeelsdossier valt onder de AVG. Alleen mensen die het voor hun werk nodig hebben, mogen erin kijken. De medewerker heeft zelf recht op inzage in zijn gegevens. Bewaar gegevens niet langer dan nodig; voor de loonadministratie geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Kijk voor de actuele richtlijnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Veelgemaakte fouten

• Pas beginnen met vastleggen als je al afscheid wilt. Een dossier dat in een paar weken ‘gemaakt’ is, overtuigt niemand.
• Goede beoordelingen in eerdere jaren terwijl het al niet goed ging.
• Verslagen nooit delen met de medewerker.
• Geen hulp aanbieden en dat ook niet vastleggen.

Hoe KISS HR kan helpen

We helpen je vanaf het eerste gesprek met een zorgvuldig dossier: we bereiden gesprekken voor, schrijven heldere verslagen, zetten een verbetertraject op en houden het dossier bij. Gesprekken voeren en verslaglegging doen we via HR Flex. Moet er een jurist naar kijken, dan schakelen we die in. Meer op functioneren & disfunctioneren.