Welke HR-verplichtingen heb je als MKB-werkgever?

Zoek je de praktische lijst met documenten? Lees dan welke HR-documenten moet ik als werkgever hebben.

Loon en administratie

• Je registreert je als werkgever bij de Belastingdienst en houdt een loonadministratie bij.
• Je betaalt ten minste het wettelijk minimumloon. Vanaf 1 juli 2026 is dat € 14,99 bruto per uur voor medewerkers van 21 jaar en ouder.
• Je geeft een loonstrook en betaalt vakantiegeld van minimaal 8%.
• Je controleert de identiteit van nieuwe medewerkers en bewaart een kopie in je administratie.

Gezond en veilig werken

• Je hebt een contract met een arbodienst of bedrijfsarts.
• Je maakt een RI&E met een plan van aanpak. Bij 25 medewerkers of minder kun je vaak een erkend branche-instrument gebruiken.
• Je wijst een preventiemedewerker aan. In een kleine organisatie kun je dat als eigenaar zelf zijn.
• Je hebt beleid om psychosociale arbeidsbelasting tegen te gaan, zoals werkdruk en ongewenst gedrag.

Ziekte en verzuim

• Je betaalt bij ziekte maximaal 104 weken minimaal 70% van het loon door.
• Je volgt de stappen van de Wet verbetering poortwachter en houdt een re-integratiedossier bij.

Vakantie en verlof

• Medewerkers hebben recht op minimaal vier keer het aantal uren dat ze per week werken aan vakantie.
• Er zijn wettelijke verlofregelingen, zoals zwangerschaps- en bevallingsverlof, geboorteverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof.

Contracten

• Je informeert je medewerkers schriftelijk over hun arbeidsvoorwaarden.
• Je houdt je aan de ketenregeling voor tijdelijke contracten en aan de aanzegplicht.
• Bij ontslag of het niet verlengen van een contract betaal je in principe een transitievergoeding.

Privacy

Je verwerkt veel persoonsgegevens van medewerkers. Daarvoor geldt de AVG: bewaar alleen wat nodig is, beveilig het goed en vraag nooit naar de aard van een ziekte.

Vanaf een bepaald aantal medewerkers

• Vanaf 10 medewerkers kan het personeel vragen om een personeelsvertegenwoordiging.
• Vanaf 50 medewerkers ben je verplicht een ondernemingsraad in te stellen en een interne meldregeling voor klokkenluiders te hebben.

Cao en pensioen

Valt je organisatie onder een cao of een verplicht bedrijfstakpensioenfonds, dan gelden die afspraken ook. Kijk dus altijd of dat voor jouw branche zo is.

Wat komt er aan?

• Een verplichte vertrouwenspersoon voor werkgevers met tien of meer medewerkers. Het wetsvoorstel ligt bij de Eerste Kamer en er is nog geen ingangsdatum. Een vertrouwenspersoon aanstellen is nu al verstandig.
• Een strengere ketenregeling: vanaf 1 januari 2028 wordt de tussenpoos tussen tijdelijke contracten drie jaar.